KDV iade dosyası, vergi dairesinin onayından sonra kendiliğinden kapanmış sayılmamalıdır. Onaylanan tutar ile fiilen ödenen veya mahsup edilen tutar aynı olmayabilir. Ret, kısmi kabul, borca mahsup, banka ödemesi, teminat çözümü ve muhasebe kaydı ayrı olaylar olarak izlenmelidir.
Kapanışta ayrılması gereken tutarlar
Dosyada en az şu tutarlar ayrı alanlarda bulunmalıdır:
- talep edilen iade,
- hesaplanan uygun iade,
- vergi dairesince onaylanan tutar,
- nakden ödenen tutar,
- mahsuben kullanılan tutar,
- reddedilen veya düşülen tutar,
- sonraki döneme taşınan veya açık kalan tutar.
Bu ayrım yapılmazsa aynı tutarın sonraki dosyada yeniden talep edilmesi veya kapanmış bir dosyada açık bakiye varmış gibi işlem yapılması mümkündür.
Ödeme kanıtı
Nakden iadede banka dekontu, ödeme tarihi, hesap bilgisi ve ödeme açıklaması dosyaya bağlanmalıdır. Mahsup işleminde ise mahsup edilen borcun türü, dönem, vade, tutar ve mahsup alındısı saklanmalıdır. Karma iadede iki akışın toplamı onaylanan tutarı aşmamalıdır.
Muhasebe ve denetim izi
İade tutarının muhasebe kaydı, banka veya vergi borcu hareketiyle mutabık olmalıdır. Teminat çözümü veya YMM raporu sonradan gerçekleşiyorsa kapanıştan sonra da takip olayı açık kalabilir. Bu nedenle ödeme durumu ile dosya arşiv durumu ayrı tutulmalıdır.
KDVPlus ödeme ve mahsup kapanışını dosyanın son denetim aşaması olarak izlemeyi amaçlar. Nihai kapanış, vergi dairesi sonucu, banka veya mahsup kayıtları ve muhasebe mutabakatı birlikte tamamlandığında yapılmalıdır.
Kapanıştan sonra dosyanın arşive alınması, varsa teminat çözümü veya YMM raporu ibraz süresini durdurmaz. Bu nedenle ödeme tamamlandı statüsü ile süreç kapandı statüsü ayrı tutulmalıdır. Teminat çözülmediyse, rapor bekleniyorsa veya kısmi ret için itiraz değerlendiriliyorsa dosya arşivde görünse bile açık takip maddesi üretmelidir.
Muhasebe kaydı yapılırken vergi dairesi kararındaki tutar ile banka veya mahsup alındısındaki tutar karşılaştırılmalıdır. Kuruş farkları, kısmi mahsup veya borç sıralaması farkı açıklama gerektirir. Açıklama olmadan kapatılan farklar sonraki dönemlerde yanlış devreden hak veya tahsilat beklentisi oluşturabilir.