KVKK Aydınlatma Metni

KDVPlus Platformu, sunduğu web sitesi, uygulama paneli, üyelik, abonelik, destek, ödeme, güvenlik, entegrasyon ve KDV iade dosyası yönetimi faaliyetleri bakımından kişisel verileri işler. Bu metin, ziyaretçiler, kayıtlı kullanıcılar, kurum yöneticileri, ekip üyeleri, müşavirler, şirket yetkilileri, destek talebi oluşturan kişiler ve platforma verisi aktarılan ilgili kişilere yönelik aydınlatma sağlar.

KDVPlus'ın temel hizmeti B2B nitelikte KDV iade süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesidir. Bu nedenle işlenen veriler yalnız kullanıcı hesabı bilgileriyle sınırlı değildir; mükellef, fatura, belge, dönem, dosya, hesaplama ve entegrasyon kayıtları da işleme faaliyetine konu olabilir.

KDVPlus veri işleme faaliyetlerinde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğruluk, güncellik, belirli ve meşru amaç, amaçla sınırlılık, ölçülülük, saklama süresiyle sınırlılık, veri minimizasyonu, güvenlik ve hesap verebilirlik ilkelerini esas alır.

• Platforma yalnız hizmet için gerekli veri girilmelidir.
• Kurum ve mükellef verileri tenant/organizasyon bazında ayrılmalıdır.
• Yetkisi sona eren kullanıcıların erişimi kurum yöneticisi tarafından kapatılmalıdır.
• KDV iade dosyası için gerekli olmayan özel nitelikli veri yüklenmemelidir.
• Zorunlu olmayan analitik ve pazarlama araçları izin yönetimine bağlıdır.

İşlenen veri kategorileri kullanıcının rolüne, abonelik paketine, kullandığı modüllere, bağladığı entegrasyonlara ve platforma yüklediği belge türlerine göre değişebilir.

Kişisel veriler elektronik ortamda, otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Kullanıcı bazı verileri doğrudan girer; bazı veriler platform kullanımı sırasında teknik olarak oluşur; bazı veriler ise kullanıcının yetkilendirdiği entegrasyon kaynaklarından aktarılır.

• Kayıt, giriş, davet, profil, kurum ve abonelik formları.
• Dosya oluşturma, belge yükleme, hesaplama çalıştırma ve rapor alma işlemleri.
• Özel entegratör, ERP, muhasebe yazılımı veya benzeri kaynaklardan yetkili veri aktarımı.
• Ödeme sağlayıcılarından alınan işlem sonucu, abonelik ve tahsilat kayıtları.
• Destek e-postaları, platform içi destek talepleri, hata bildirimleri ve geri bildirimler.
• Oturum, IP, cihaz, tarayıcı, güvenlik, audit, performans ve çerez tercih kayıtları.

• Hesap açmak, kimlik doğrulamak, oturum yönetmek ve kullanıcı güvenliğini sağlamak.
• Kurum, rol, davet, ekip, mükellef ve dosya yetkilendirmesini yürütmek.
• KDV iade dosyalarını oluşturmak, hesaplamak, sınıflandırmak, belge listeleriyle ilişkilendirmek ve raporlamak.
• Fatura, GÇB, özel fatura, beyanname ve destekleyici belgeleri kullanıcı talebiyle dosyalara bağlamak.
• Entegrasyon bağlantılarını test etmek, yetkilendirilen sistemlerden belge verisi almak ve import denetim izi tutmak.
• Abonelik, ödeme, fatura, iptal, yenileme ve müşteri destek süreçlerini yürütmek.
• Platform güvenliğini, hizmet sürekliliğini, hata çözümünü, kötüye kullanım önlemeyi ve audit kayıtlarını sağlamak.
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek, resmi kurum taleplerini karşılamak ve uyuşmazlıklarda hakları korumak.
• Kullanıcının izin verdiği ölçüde analitik, performans ölçümü, kampanya ve pazarlama faaliyetleri yürütmek.

KDVPlus her veri işleme faaliyetini tek bir hukuki sebebe dayandırmak yerine, işleme amacına ve veri kategorisine göre uygun hukuki sebebi belirler. Başlıca hukuki sebepler aşağıdadır.

KDVPlus, kullanıcı tarafından girilen veya yetkilendirilen sistemlerden aktarılan mükellef verilerini işler. Bu veriler içinde gerçek kişi tacirler, şirket yetkilileri, çalışanlar, alıcı-satıcı taraflar veya belge üzerinde adı geçen üçüncü kişilere ait kişisel veriler bulunabilir.

KDVPlus normal kullanımda özel nitelikli kişisel veri talep etmez. Ancak kullanıcı tarafından yüklenen serbest belgeler, destek ekleri veya açıklama alanları içinde gereksiz hassas veri bulunabilir.

• KDV iade dosyası için gerekli olmayan sağlık, biyometrik, ceza mahkumiyeti, siyasi görüş veya benzeri hassas veriler yüklenmemelidir.
• Yanlışlıkla yüklenen gereksiz hassas veriler için destek kanalı üzerinden silme veya düzeltme talebi iletilebilir.
• KDVPlus belge içeriğini her zaman manuel hukuki uygunluk incelemesinden geçirmez; yüklenen içeriğin ilk sorumluluğu kullanıcıdadır.

Kişisel veriler, işleme amaçlarıyla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. KDVPlus kişisel verileri reklam amacıyla satmaz.

KDVPlus'ın kullandığı bazı bulut, barındırma, e-posta, hata izleme, analitik, pazarlama veya ödeme altyapıları yurt dışında yerleşik sağlayıcılar tarafından sunulabilir veya verileri yurt dışındaki veri merkezlerinde işleyebilir.

Bu durumda aktarım, yürürlükteki kişisel veri koruma düzenlemeleri kapsamında gerekli hukuki mekanizma, güvence, sözleşmesel önlem ve tercih yönetimi uygulanarak yürütülür. Zorunlu olmayan analitik ve pazarlama araçları kullanıcı izni olmadan yüklenmez.

Kişisel veriler işleme amacı için gerekli süre boyunca saklanır. Amaç sona erdiğinde, yasal saklama süresi dolduğunda veya geçerli silme talebi sonuçlandığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• Hesap ve kurum kayıtları hesap ilişkisi sürdüğü müddetçe saklanabilir.
• Dosya, belge, fatura ve çıktı kayıtları kullanıcı talebi, yasal saklama, uyuşmazlık ve mesleki ihtiyaçlarla sınırlı olarak tutulabilir.
• Ödeme ve fatura kayıtları vergi ve muhasebe mevzuatındaki süreler boyunca saklanabilir.
• Audit, güvenlik ve erişim logları güvenlik ve ispat amacıyla makul sürelerle tutulabilir.
• Yedek sistemlerdeki veriler operasyonel yedekleme döngüsü içinde gecikmeli olarak silinebilir.

KDVPlus kişisel verilerin yetkisiz erişim, kayıp, ifşa, değiştirme ve kötüye kullanım risklerine karşı korunması için teknik ve idari tedbirler uygular.

• TLS ile güvenli aktarım, güvenli oturum yönetimi ve parola koruması.
• Kurum/tenant bazlı veri izolasyonu ve rol tabanlı erişim kontrolü.
• Credential, API anahtarı ve token gibi gizli bilgilerin düz metin olarak loglanmaması.
• Kritik işlemlerde audit izi, güvenlik olayı takibi ve erişim kısıtlaması.
• Destek ve operasyon erişimlerinde görev gereği ve sınırlı yetki prensibi.

İlgili kişiler, KVKK'nın 11. maddesi kapsamında şartları oluştuğunda aşağıdaki haklara sahiptir.

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
3. İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
5. Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme.
6. Mevzuatta öngörülen şartlar kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme.
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
8. Otomatik sistemler yoluyla kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
9. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme.

KVKK kapsamındaki talepler legal@kdvplus.com adresine, platformda kayıtlı e-posta üzerinden veya kimlik doğrulamaya imkan veren başka bir güvenli yöntemle iletilebilir. Başvurunun yetkisiz kişiye veri açıklanmasına yol açmaması için KDVPlus ek doğrulama talep edebilir.

Usulüne uygun başvurular talebin niteliğine göre ve mevzuatta öngörülen süreler içinde sonuçlandırılır. İşlem ayrıca maliyet gerektirirse mevzuatta izin verilen ölçüde ücret talep edilebilir.

Bu aydınlatma metni, Gizlilik Politikası, Çerez Politikası, Kullanım Koşulları, Mesafeli Satış Sözleşmesi ve abonelik/kurumsal teklif hükümleriyle birlikte değerlendirilir. Çelişki halinde kişisel veri işleme faaliyeti bakımından daha özel ve güncel aydınlatma metni esas alınır.