Elektronik liste hatalarının önemli kısmı mevzuat yorumundan değil, veri kalitesinden kaynaklanır. Hatalı VKN, eksik tarih, bozuk fatura numarası, mükerrer belge veya yanlış özel kod, dosya hazır görünse bile İnternet Vergi Dairesi yükleme ve KDVİRA sürecinde zaman kaybı yaratır.
Mükerrer belge kontrolü
Mükerrerlik yalnız aynı fatura numarasının iki kez yazılması değildir. Seri ayracı, boşluk, tire, büyük-küçük harf farkı veya satıcı VKN'sindeki yazım değişikliği aynı belgeyi farklı gösterebilir. Sistem normalize edilmiş anahtar üretmeli; ancak farklı belgeleri yanlışlıkla birleştirecek kadar gevşek eşleştirme yapmamalıdır.
Pratik kontrol anahtarı şu alanlardan oluşabilir:
- satıcı VKN veya TCKN,
- fatura tarihi,
- fatura seri ve sıra bilgisi,
- KDV dahil veya hariç toplam,
- belge türü,
- ilgili dönem.
Format ve özel değerler
GİB kılavuzundaki özel VKN veya belge türü değerleri yalnız açıklanan durumlarda kullanılmalıdır. İthalat, tam sorumluluk veya muhasebe fişine dayalı perakende kayıtlar normal satıcı bilgisinin yerine geçecek genel doldurma alanı değildir.
Tutar ve dönem kontrolleri
Negatif tutar, sıfır KDV, dönem dışı tarih veya beyannameyle uyuşmayan toplamlar yükleme öncesinde raporlanmalıdır. Bazı kayıtlar teknik olarak yüklenebilir olsa bile dosyanın iade hesabını bozabilir. Bu nedenle teknik şema kontrolü ile mevzuat ve beyanname mutabakatı ayrı yapılmalıdır.
KDVPlus elektronik liste hatalarını başvuru öncesinde görünür kılmayı amaçlar. Liste yükleme, ONAYLA, alındı ve KDVİRA sonucu ayrı aşamalar olarak saklanmalı; her hata kullanıcı tarafından açıklanabilir veya düzeltilebilir olmalıdır.
Liste hatalarının kapatılması da denetlenebilir olmalıdır. Bir satır silindiyse neden silindiği, yeni belge eklendiyse eski belgenin yerine mi yoksa ek kayıt olarak mı geldiği kaydedilmelidir. Aynı faturanın farklı listelerde bulunması bazı durumlarda normaldir; bu nedenle kontrol, liste türünü ve iade senaryosunu bilmeden genel mükerrerlik hatası üretmemelidir.
Yükleme öncesinde otomatik kontrol, yükleme sonrasında ise GİB alındısı ve KDVİRA sonucu karşılaştırılmalıdır. Teknik olarak düzeltilmiş bir satırın KDVİRA'da hâlâ olumsuzluk üretmesi mümkündür. Bu durumda eski hata kapatılıp yeni bulgu ayrı olay olarak açılmalıdır.