KDV iadesi için gerekli belgeler tek ve değişmez bir liste değildir. İade hakkı doğuran işlem, nakden veya mahsuben talep yöntemi, tutar, mükellefin statüsü ve seçilen sonuçlandırma yolu belge setini değiştirir. Bu nedenle internetten bulunan genel bir listeyi her dosyaya uygulamak yerine, talebin hukuki türü belirlendikten sonra GİB'in ilgili dönem için yayımladığı güncel belge ve şablonlar esas alınmalıdır.
Her dosyada bulunması gereken ortak çekirdek
İşlem türünden bağımsız olarak çalışma dosyasında şu kayıtların birbirine bağlanması gerekir:
- mükellef, vergilendirme dönemi ve iade hakkı doğuran işlem,
- beyanname kodu ve ilgili KDV beyannamesi,
- nakden, mahsuben veya karma talep bilgisi,
- talep edilen tutarın hesap dayanağı,
- standart iade talep dilekçesi ve gönderim kaydı,
- varsa YMM raporu, teminat veya inceleme sürecine ait bilgiler,
- liste alındısı, KDVİRA raporu, eksiklik cevapları ve nihai sonuç kanıtı.
Bu ortak çekirdek, aşağıdaki türe özgü listelerin yerine geçmez. Belgenin yalnız dosyaya yüklenmiş olması da içeriğinin doğru dönem, mükellef ve işlemle eşleştiğini kanıtlamaz.
Mal ihracından doğan iadeler
GİB'in aranan belgeler tablosunda mal ihracı için satış faturaları listesi, gümrük beyannamesi veya ilgili alternatif gümrük kanıtı, ihracat dönemine ait indirilecek KDV listesi, yüklenilen KDV listesi ve iadesi talep edilen KDV hesaplama tablosu yer alır. GÇB ile satış faturası eşleştirmesinde tarih, alıcı, tutar, döviz ve GTİP düzeyindeki bağlantılar birlikte kontrol edilmelidir.
Hizmet ihracında ise hizmetin yurt dışındaki müşteri için yapıldığı ve hizmetten yurt dışında faydalanıldığına ilişkin sözleşme, fatura, ödeme ve hizmet kanıtları önem kazanır. Mal ihracına ait GÇB listesini hizmet ihracı dosyasına zorunluymuş gibi taşımak doğru değildir.
İndirimli oran iadeleri
İndirimli oran dosyasında alış ve satış belgeleri, indirilecek ve yüklenilen KDV kayıtları, dönemler itibarıyla hesaplama ve yılı içinde daha önce yapılan mahsuplar birlikte değerlendirilir. Aylık taleple yıllık talep aynı dönem paketini kullanmaz. Önceki talep döneminden sonra oluşan hareketler ile yıllık alt sınır doğru yıla bağlanmalıdır.
Tevkifat kaynaklı iadeler
Tevkifat dosyasında satış faturaları, uygulanan tevkifat türü ve oranı, hesaplanan ve tevkif edilen KDV ile alıcı beyanına ilişkin takip kayıtları önemlidir. 601-627 aralığındaki tevkifat kodları işlem türünü tanımlar; bunlar genel KDV iade işlem kodu gibi sunulmamalıdır. İlgili Tebliğ bölümünde aranan ek belgeler işlem bazında ayrıca kontrol edilir.
Fazla veya yersiz KDV ile özel talepler
Fazla veya yersiz hesaplanan KDV'de düzeltme beyannameleri, verginin beyan ve ödeme kaydı, alıcıya yapılan düzeltme veya iade ve taraflar arasındaki belge zinciri öne çıkar. Beyannameden bağımsız özel taleplerde ise taşımacılık, fuar ya da film yapımı gibi senaryoya özgü faturalar, statü belgeleri ve başvuru dayanakları kullanılır. Bunları standart ihracat listeleriyle aynılaştırmak hatalıdır.
Excel ve portal kontrolü
Elektronik listelerde en güvenli şablon, ilgili talep ekranından güncel dönem için indirilen örnektir. Eski şablondan biçim taşıma, boş satır bırakma, yanlış tarih veya dönem formatı ve aynı belgenin farklı yazımlarla tekrarlanması yükleme hatasına yol açabilir. Listeyi hazırlamak, portala yüklemek ve ONAYLA adımıyla göndermek farklı aşamalardır. GİB liste alındısı oluşmadan gönderim tamamlanmış kabul edilmemelidir.
Başvuru paketi kapatılmadan önce dosyada zorunlu belgenin bulunup bulunmadığı kadar, yasak veya başka bir iade türüne ait listenin yanlışlıkla eklenip eklenmediği de kontrol edilmelidir. Nihai belge seti başvuru tarihindeki GİB ekranı, güncel Tebliğ ve mükellefin somut durumuna göre yeniden doğrulanmalıdır.