İndirilecek KDV listesi, iade dosyasının yalnızca eklerinden biri değildir. Yüklenilen verginin kaynağını, indirim hakkının kullanıldığı dönemi ve satıcı bazındaki risk kontrollerini besleyen temel veri setidir. GİB kılavuzu, listenin her satırında bir belge bulunmasını ve belge bilgilerinin belirlenen alan sözleşmesine uygun girilmesini esas alır.
Belge ve dönem bilgisi birlikte kontrol edilmeli
Fatura tarihi ile indirim hakkının kullanıldığı KDV dönemi aynı kavram değildir. Belge önceki bir tarihte düzenlenmiş olsa da yasal kayıtlara ve indirim hesabına daha sonraki bir dönemde alınmış olabilir. Bu durumda belgenin tarihi değiştirilmeden korunmalı, indirim hakkının kullanıldığı dönem ayrı alanda gösterilmelidir.
Liste kontrolünde en az şu bilgiler birlikte doğrulanmalıdır:
- belge tarihi, seri ve sıra numarası,
- satıcının unvanı ile VKN veya TCKN bilgisi,
- mal veya hizmetin yeterince açıklayıcı cinsi,
- KDV hariç tutar ve KDV tutarı,
- ithalat varsa gümrük giriş beyannamesi bilgisi,
- indirim hakkının kullanıldığı dönem,
- belgenin yasal defter ve beyanname kaydı.
Özel VKN değerleri gelişigüzel kullanılmamalı
GİB kılavuzunda ithalat ve tam sorumluluk kapsamındaki belirli işlemler ile muhasebe fişine bağlı bazı perakende belgeleri için özel VKN girişleri açıklanır. Bu değerler normal bir satıcı VKN'sinin yerine kullanılabilecek genel doldurma değerleri değildir. Kullanım nedeni dosyada saklanmalı ve ilgili belge türüyle doğrulanmalıdır.
Toplam mutabakatı
Listenin toplam KDV tutarı, ilgili beyanname ve dosya hesaplamasıyla mutabık olmalıdır. Sadece satırların teknik olarak yüklenebilmesi yeterli değildir. Mükerrer belge, aynı faturanın farklı yazımla iki kez bulunması, negatif tutar, beklenmeyen dönem ve satıcı kimliği uyuşmazlığı başvuru öncesinde raporlanmalıdır.
Excel veya CSV aktarımında kontrol sırası
Dosya dışarıdan alındığında ilk iş toplamı kabul etmek değil, satır sözleşmesini doğrulamaktır. Başlık adları doğru olsa bile tarih biçimi, sayı ayracı, baştaki sıfırlar veya boşluk karakterleri aynı belgenin farklı görünmesine neden olabilir. Güvenli aktarım sırası şu kontrolleri içerir:
- Tarih, VKN veya TCKN ve belge numarası alanları metin kaybı olmadan okunur.
- Matrah ve KDV alanları sayısal biçime çevrilirken kaynak değer ayrıca korunur.
- Aynı satırın dosyada daha önce bulunup bulunmadığı belge kimliği üzerinden kontrol edilir.
- Hatalı satırlar tüm aktarımı görünmez biçimde bozmadan ayrı bir hata listesine alınır.
- Kabul edilen satırların toplamı kaynak dosya ve beyannameyle yeniden karşılaştırılır.
Örneğin belge numarasındaki tireyi kaldırmak veya satıcı unvanını kısaltmak, mükerrerlik kontrolünün tek başına unvan ya da görünen numara üzerinden yapılmasını riskli hale getirir. Kaynak değer, normalize edilmiş değer ve değişikliğin gerekçesi birlikte izlenmelidir.
Başvuru öncesi kısa kontrol listesi
- Kimlik veya belge numarası eksik satır kaldı mı?
- Aynı belge farklı yazımla birden fazla kez yer alıyor mu?
- İndirim dönemi ile belge tarihi ayrı alanlarda korunuyor mu?
- Liste toplamı, beyanname ve dosya hesaplamasıyla mutabık mı?
- Özel VKN kullanılan satırlarda kullanım gerekçesi kayıtlı mı?
- Son düzeltmeden sonra liste yeniden üretilip kontrol edildi mi?
İndirimli oran taleplerinde dönem zinciri ayrıca önem taşır. İlk mahsup talebine kadar olan dönemlerin ve sonraki talep aralıklarının kılavuzdaki mantığa göre bir araya getirilmesi gerekir. KDVPlus bu kontrolleri standartlaştırmayı amaçlar; nihai liste, güncel kılavuz ve yasal kayıtlar üzerinden meslek mensubu tarafından onaylanmalıdır.