Tevkifat iadesinde satış faturası listesi, yalnızca faturaların dökümü değildir. Her satır; işlem kodu, oran, hesaplanan KDV, tevkif edilen KDV ve alıcı bilgisiyle birlikte iade hesabının üst sınırını belirler. Yanlış kod veya oran seçimi, talep edilen iadenin doğrudan hatalı hesaplanmasına neden olur.
Liste satırında bulunması gereken iz
Tevkifatlı satış faturaları listesinde en az şu bilgiler birlikte kontrol edilmelidir:
- fatura tarih ve numarası,
- alıcı VKN veya TCKN bilgisi,
- tevkifat işlem tür kodu,
- KDV matrahı ve hesaplanan KDV,
- tevkifat oranı,
- tevkif edilen KDV tutarı,
- satıcı tarafından beyan edilen kısım,
- alıcı beyanı ve takip durumu.
601-627 aralığındaki kodlar işlem türünü gösterir. Hizmet ve teslim ayrımı serbest metne veya sayısal eşik varsayımına bırakılmamalıdır. Kod seti, güncel tevkifat tablosuyla uyumlu olmalıdır.
İade üst sınırı
Tevkifat iadesi, tevkif edilen KDV'yi aşamaz. Satış listesinde hesaplanan toplam ile iade hesabındaki talep tutarı düzenli olarak karşılaştırılmalıdır. Kısmi iptal, iade faturası veya düzeltme varsa aynı fatura üzerinden talep edilen tutarın yeniden hesaplanması gerekir.
Alıcı beyanı
Alıcının 2 No.lu KDV beyannamesiyle ilgili takip bilgisi süreç açısından önemlidir. Bunun nasıl değerlendirileceği başvuru tarihindeki güncel mevzuat ve vergi dairesi uygulamasına göre kontrol edilmelidir. Sistem, ödeme şartına ilişkin kesin ve genelleyici otomatik hüküm üretmemeli; beyan, tahakkuk ve ödeme sinyallerini ayrı alanlarda göstermelidir.
KDVPlus tevkifatlı satış listesini iade hesabının çekirdeği olarak izlemeyi amaçlar. Nihai kod ve belge kontrolü güncel GİB tablosu, fatura içeriği ve somut işlem üzerinden yapılmalıdır.
Bir faturada birden fazla tevkifata tabi işlem varsa satırlar işlem türüne göre ayrılmalıdır. Tek toplam KDV üzerinden tek kod seçmek, hem oranı hem iade üst sınırını bozabilir. Kısmi iptal veya iade faturalarında ise tevkif edilen tutarın hangi satırı azalttığı açıkça bağlanmalıdır.
Alıcı beyan takibi de evet-hayır alanı olarak tutulmamalıdır. Beyanname dönemi, tahakkuk, ödeme veya düzeltme bilgisi farklı zamanlarda oluşabilir. Dosya bu sinyalleri ayrı saklarsa vergi dairesi sorusunda hangi kanıtın hazır, hangisinin beklemede olduğu net biçimde görülebilir.
Listeyi hazırlama sırası
Tevkifatlı satış listesi, fatura toplamlarının toplu biçimde aktarılmasıyla hazırlanmamalıdır. Daha güvenli çalışma sırası şöyledir:
- Fatura ve alıcı kimliği kaynak kayıttan alınır.
- Faturadaki her farklı işlem türü ayrı satıra ayrılır.
- İşlem tür kodu, açıklama metninden tahmin edilmeden güncel kod tablosuyla eşleştirilir.
- Matrah, hesaplanan KDV, oran ve tevkif edilen tutar satır bazında yeniden hesaplanır.
- İptal, iade veya düzeltme belgeleri kaynak faturaya bağlanır.
- Satır toplamları beyanname ve iade hesabıyla karşılaştırılır.
- Alıcı beyanına ilişkin mevcut kanıt ve bekleyen kontroller ayrıca işaretlenir.
Bu sıra, teknik olarak yüklenebilen ancak yanlış işlem kodu veya yanlış üst sınır taşıyan satırları başvurudan önce ayırmayı sağlar.
En sık görülen kontrol hataları
- Aynı faturadaki farklı işlem türlerini tek kod altında toplamak,
- tevkifat kodunu GİB iade işlem kodu gibi değerlendirmek,
- oranı güncel tablo yerine eski bir Excel şablonundan almak,
- kısmi iade veya iptal belgesini kaynak satırla ilişkilendirmemek,
- tevkif edilen tutardan daha yüksek iade talebi üretmek,
- alıcı beyanı, tahakkuk ve ödeme durumlarını tek bir alanla izlemek,
- düzeltme sonrasında liste ve iade hesabını yeniden üretmemek.
Başvuru öncesi son mutabakat
Liste tamamlandığında yalnız genel toplam değil, işlem kodu bazındaki ara toplamlar da kontrol edilmelidir. Bir kod grubundaki sapma, başka bir grubun ters yönlü farkıyla genel toplamda gizlenebilir. Alıcı, dönem ve işlem türü bazındaki karşılaştırmalar bu nedenle ayrı yapılmalıdır.
Son kontrol kaydında kullanılan kod tablosunun tarihi, listeyi hazırlayan kişi, kontrol eden kişi ve varsa kabul edilen istisnanın gerekçesi bulunmalıdır. Böylece sonraki düzeltmede hangi kararın neden verildiği yeniden kurulabilir.