Fazla veya yersiz KDV iadesi, normal yüklenilen KDV iadesi gibi yönetilmemelidir. Bu süreçte amaç, işlemi verginin fazla veya yersiz hesaplanmasından önceki hale döndürmek ve beyan ile ödeme zincirindeki düzeltmeleri kanıtlamaktır.
Yurt içi işlem
Yurt içinde fazla veya yersiz hesaplanan KDV'de satıcı ve alıcı tarafındaki düzeltmeler birlikte ele alınır. Fazla verginin alıcıya iade edilmesi, faturanın veya muhasebe kaydının düzeltilmesi, satıcının beyannamesi ve verginin beyan edilip ödenmiş olması dosyada ayrı kanıtlarla gösterilmelidir.
Yalnız düzeltme faturası bulunması, karşı tarafa fiili iade veya beyan düzeltmesi yapılmadıysa süreci tamamlamaz.
İthalatta fazla veya yersiz ödeme
İthalat sırasında gümrükte fazla veya yersiz tahsil edilen KDV, yurt içi satıcı-alıcı düzeltme akışından farklıdır. Gümrük idaresinin tahsilata ilişkin tespiti ve vergi dairesine yönelik yazısı süreç girdisi olarak izlenmelidir. Gümrük beyannamesi, tahsilat makbuzu, düzeltme kararı ve ilgili kurum yazısı aynı dosyaya bağlanmalıdır.
Sorumlu sıfatıyla veya tevkifat kaynaklı düzeltme
2 No.lu KDV beyannamesi ya da tevkifat nedeniyle fazla beyan edilen tutarlarda alıcı ve satıcı kayıtları birlikte kontrol edilmelidir. Fazla tevkif edilen tutarın satıcıya ödendiğini gösteren kanıt, beyannamelerin düzeltilmesi ve gerektiğinde vergi dairesi yazısı süreçte önem taşır.
Ortak kontrol listesi
Her üç akışta da fazla veya yersiz tutarın kaynağı, ilk beyan dönemi, düzeltme dönemi, karşı taraf işlemi, ödenen ve iade edilen tutar ayrı alanlarda tutulmalıdır. Talep, beyan edilen veya gerçekten ödenen verginin üzerinde olmamalıdır.
KDVPlus bu üç senaryoyu ayrı alt akışlarda izlemeyi amaçlar. Düzeltme şekli, belge seti ve talep hakkı 3065 sayılı Kanun, güncel Tebliğ ve ilgili kurum kayıtları üzerinden somut olaya göre değerlendirilmelidir.
Karşı tarafa yapılan geri ödeme banka hareketiyle kanıtlanıyorsa ödeme açıklaması ve alıcı bilgisi düzeltme belgesiyle eşleştirilmelidir. Nakit veya mahsup yoluyla yapılan düzeltmelerde kullanılan alternatif kanıtın gerekçesi ayrıca kaydedilmelidir.
Doğru akışı seçmek için sorulacak sorular
Dosya açılışında yalnız “fazla KDV” seçmek yeterli değildir. Önce işlemin kaynağı ve düzeltmenin hangi kurum veya taraf üzerinden yürüdüğü belirlenmelidir:
- Vergi yurt içi bir faturada mı fazla hesaplandı?
- Tahsilat ithalat sırasında gümrükte mi yapıldı?
- Tutar 2 No.lu beyanname veya tevkifat zincirinden mi doğdu?
- Karşı tarafa fiili geri ödeme yapıldı mı, yoksa yalnız muhasebe kaydı mı değişti?
- İlk beyan, düzeltme beyanı ve ödeme kayıtları aynı tutarı mı gösteriyor?
- Talebi yapan kişi ile düzeltmeyi yapan taraf arasında temsil veya yetki ilişkisi var mı?
Bu soruların cevapları belge listesini ve takip edilecek dış yazışmayı değiştirir. Bir senaryonun belgesini diğerine kopyalamak, dosyayı görünürde tamamlayıp asıl kanıt zincirini eksik bırakabilir.
Tutar hareketini olay bazında izleme
Sağlıklı bir dosyada ilk tahsilat, karşı tarafa iade, beyan düzeltmesi, kurum onayı ve vergi iadesi tek bir toplam alanına yazılmaz. Her olayın tarihi, tutarı, tarafı ve kanıtı ayrı kaydedilir. Böylece kısmi geri ödeme veya kısmi kabul halinde kalan fark yeniden hesaplanabilir.
Örneğin karşı tarafa ödemenin yalnız bir kısmı iade edilmişse dosya tamamlandı olarak kapatılmamalıdır. İade edilen kısım, bekleyen kısım ve bunların hangi belge veya banka hareketine dayandığı görünür tutulmalıdır.
Kapanış kontrolü
- İlk işlem, düzeltme ve geri ödeme belgeleri birbirine bağlı mı?
- Beyan edilen, ödenen, karşı tarafa iade edilen ve talep edilen tutarlar ayrı mı?
- Kurum yazısı veya karar gerekiyorsa dosyada mevcut mu?
- Kısmi sonuçlarda kalan tutarın durumu açıklanmış mı?
- Aynı tutarın başka dönem veya dosyada yeniden talep edilmesi engellenmiş mi?