KDV iadesinde talep yöntemi ile sonuçlandırma yolu aynı alan değildir. Nakden, mahsuben veya karma seçim, iadenin nasıl kullanılacağını gösterir. YMM raporu, vergi incelemesi, teminat, Ön Kontrol, HİS veya İTUS ise talebin hangi güvence ve kontrol mekanizmasıyla sonuçlandırılacağını ifade eder.
Mahsuben iade
Mahsup talebinde borcun türü, vadesi, tutarı ve mahsup sonucu ayrı izlenmelidir. Talep edilen tutarın tamamı tek borca gitmeyebilir. Birden fazla vergi veya kamu borcu varsa dağılım satır bazında tutulmalı; mahsup alındısı ve gerçekleşme tarihi dosyaya bağlanmalıdır.
Ortak hususlar dokümanında, kısmen mahsup kısmen nakden taleplerde gerekli belgeler ibraz edilmiş olmak kaydıyla öncelikle muaccel hale gelen borçlara mahsup yapılacağı açıklanır.
Nakden iade
Nakden talepte banka hesabı, hak sahibi, talep tutarı ve sonuçlandırma yolu birlikte kontrol edilir. Belge kontrolüyle sonuçlanabilecek kısım ile rapor, inceleme veya teminat gerektiren kısım ayrı olabilir. Genel bir tutar eşiğini bütün işlem türlerine koşulsuz uygulamak doğru değildir.
Karma iade
Karma yöntemde dosyanın toplam uygun iade tutarı iki parçaya ayrılır:
- mahsuba konu tutar ve borç dağılımı,
- nakden talep edilen tutar ve ödeme bilgisi.
İki parçanın toplamı uygun bulunan iadeyi aşmamalı, sonradan yapılan yöntem değişikliği önceki mahsup veya ödeme olaylarını bozmamalıdır. Kısmi ödeme, reddedilen tutar ve kalan talep ayrı finansal hareketler olarak saklanmalıdır.
Yöntem değişikliği kontrolü
Dosya ilerledikten sonra talep veya sonuçlandırma yolu değiştiriliyorsa değişiklik nedeni, yetkili onayı ve önceki işlemlerin etkisi kaydedilmelidir. Ön Kontrol, teminat veya sertifika uygulamalarında yöntem değişikliğine ilişkin özel sınırlamalar olabilir.
KDVPlus talep yöntemini ve sonuçlandırma yolunu ayrı modellemeyi amaçlar. Uygun yöntem; işlem türü, tutar, belge durumu, mükellef statüsü ve başvuru tarihindeki güncel Tebliğ hükümlerine göre belirlenmelidir.
Ödeme veya mahsup gerçekleştikten sonra banka dekontu, mahsup alındısı ve muhasebe kaydı mutabık hale getirilmelidir. Onaylanan tutarla fiilen kullanılan tutar arasındaki fark kapanışta açıklanmalı ve kalan hak yanlışlıkla yeniden talep edilmemelidir.