Mal ihracatından doğan KDV iadesinde hesaplama, gümrük kanıtı ve elektronik listeler aynı dosyanın parçalarıdır. Bunlardan birinin hazır olması başvuru paketinin tamamlandığı anlamına gelmez. Dosya; işlem kodu, dönem, satış faturaları, gümrük beyannameleri ve yüklenim hesabı arasında izlenebilir bir bağ kurmalıdır.
Temel belge grupları
İşlemin özelliğine göre ayrıntılar değişmekle birlikte dosyada genellikle şu gruplar bulunur:
- standart iade talep dilekçesi,
- indirilecek KDV listesi,
- yüklenilen KDV listesi,
- mal ihracı satış faturaları listesi,
- gümrük çıkış beyannamesi listesi,
- iadesi talep edilen KDV hesaplama tablosu,
- gerekirse özel fatura, ETGB veya işlem türüne özgü ek kanıtlar.
Elektronik ortamda gönderilen listeler için yükleme ve onay kaydı saklanmalı; elektronik kapsam dışında kalan belgelerin vergi dairesine nasıl ibraz edildiği ayrıca izlenmelidir.
GÇB ve fatura mutabakatı
Her satış faturası ilgili gümrük kaydıyla eşleştirilmelidir. Fatura numarası tek başına yeterli olmayabilir; tarih, ihracatçı, alıcı, döviz, bedel ve beyannamedeki referanslar birlikte kontrol edilmelidir. Satış listesinde bulunup GÇB ile eşleşmeyen kayıt ile GÇB'de bulunup satış listesinde görünmeyen kayıt farklı hata türleridir ve ayrı çözülmelidir.
Hesaplama kontrolü
İade hesabına alınan yüklenilen KDV, ihracat işlemleriyle ilişkilendirilmeli ve ilgili dönemin hesaplama sınırlarıyla karşılaştırılmalıdır. Genel gider veya ATİK payı kullanılıyorsa dağıtım yöntemi dosyada açıklanmalıdır. Beyanname sonradan düzeltilmişse başvuru verilerinin en son beyanla uyumu tekrar kontrol edilmelidir.
Başvuru öncesi durum
Dosya ancak zorunlu listeler tamamlandığında, GÇB-fatura mutabakatı kapandığında, toplamlar beyannameyle uyuştuğunda ve açık kritik bulgu kalmadığında başvuruya hazır kabul edilmelidir. KDVPlus bu adımları ayrı statülerle izlemeyi amaçlar; belge yeterliliği ve ihracatın hukuki niteliği güncel mevzuat ve somut işlem üzerinden doğrulanmalıdır.
Çok sayıda beyannamenin tek faturaya veya bir faturanın birden fazla gümrük kaydına bağlandığı dosyalarda eşleştirme ilişkisi çoktan çoğa kurulmalıdır. Manuel birleştirmeler kullanıcı, tarih ve açıklamayla denetim günlüğüne kaydedilmelidir.