İhraç kayıtlı teslim dosyası, normal bir satış faturası ile mal ihracı dosyasının basit birleşimi değildir. İmalatçının ihraç kaydıyla teslimi, ihracatçının fiili ihracatı ve tecil-terkin süreci birbirine bağlı fakat ayrı olaylar olarak izlenmelidir.
Dosyanın temel kayıtları
Sağlıklı bir takip için şu bilgiler aynı işlem zincirinde bulunmalıdır:
- imalatçı ve ihracatçı bilgileri,
- ihraç kayıtlı satış faturası ve teslim tarihi,
- faturadaki KDV ve tecil edilebilir vergi bilgisi,
- ihracata ilişkin GÇB veya işlem türüne uygun gümrük kaydı,
- ihracatın gerçekleşme ve kapanma tarihi,
- ihraç kayıtlı satış faturaları listesi,
- beyanname, tecil ve terkin durumu,
- varsa ek süre, düzeltme veya eksiklik açıklaması.
GİB elektronik liste kılavuzu, ihraç kayıtlı teslimlere ait satış faturası listesini ayrı bir liste ailesi olarak tanımlar. Bu liste normal satış faturası listesiyle karıştırılmamalı ve ilgili beyanname dönemiyle mutabık olmalıdır.
Süre ve gerçekleşme kontrolü
İhracatın mevzuatta öngörülen sürede gerçekleşip gerçekleşmediği dosyanın kritik kontrol noktalarındandır. Yalnız faturanın düzenlenmiş olması terkin sonucunu doğurmaz. Gümrük kaydının kapanması, faturayla bağlantı ve gerekli hallerde ek süre veya mücbir sebep kayıtları ayrıca değerlendirilmelidir.
701 ve 702 ayrımı
Ürün içindeki işlem kodu, teslimin hukuki dayanağına uygun seçilmelidir. İhraç kayıtlı teslimlerin farklı kanuni dayanakları aynı alt senaryo gibi gösterilmemeli; kod, belge seti ve hesaplama davranışı birlikte sürümlenmelidir.
Operasyon sonucu
Dosyada yalnız "ihracat tamamlandı" şeklinde tek durum alanı yetersizdir. Fatura listesi hazır, gümrük kaydı eşleşti, ihracat süresi uygun, tecil kaydı doğrulandı ve terkin sonucu alındı gibi adımlar ayrı tutulmalıdır. KDVPlus bu olayları denetlenebilir biçimde izlemeyi amaçlar; süre ve belge değerlendirmesi güncel Tebliğ, beyanname ve vergi dairesi kayıtları üzerinden yapılmalıdır.
Kısmi ihracat veya birden fazla sevkiyat varsa teslim miktarı ile ihraç edilen miktar satır bazında karşılaştırılmalıdır. Kalan miktarın durumu açıklanmadan faturanın tamamını gerçekleşmiş ihracat gibi kapatmak yanlış sonuç üretir.