Tam istisna dosyaları yalnız mal ihracı ve hizmet ihracatından ibaret değildir. Araç teslimleri, liman ve hava meydanı hizmetleri, yatırım teşvik belgeli teslimler, uluslararası taşımacılık, diplomatik istisnalar ve özel proje istisnaları farklı belge setleriyle yürür. Bu dosyaları tek bir "ihracat" akışı altında toplamak belge eksikliği ve yanlış kontrol üretir.
İşlem kodu belge setini belirler
Dosya açılırken seçilen işlem kodu; satış faturası listesini, istisna belgesini, kurum yazısını, teşvik belgesini, proje onayını veya diplomatik belgeyi belirlemelidir. Örneğin 301 mal ihracı için GÇB-fatura mutabakatı merkezi bir kontroldür. Buna karşılık liman hizmetleri veya yatırım teşvik kapsamındaki teslimlerde gümrük beyannamesi değil, hizmetin veya teslimin özel istisna kapsamına girdiğini gösteren belge öne çıkar.
Ortak listeler ve özel kanıtlar ayrılmalı
İndirilecek KDV listesi, yüklenilen KDV listesi ve iadesi talep edilen KDV hesaplama tablosu birçok tam istisna dosyasında ortak omurgayı oluşturur. Ancak bu ortak omurga özel belgeyi ortadan kaldırmaz. Tam istisna dosyasında her satırın hangi hukuki dayanağa ve hangi işlem koduna bağlı olduğu izlenmelidir.
Yanlış genelleme riski
Bir kod için geçerli olan belge başka koda otomatik taşınmamalıdır. GÇB zorunluluğunu bütün tam istisnalara yaymak hizmet veya özel proje dosyalarında yanlış hata üretir. Tersi yönde, mal ihracatı faturasını GÇB kontrolünden muaf bırakmak da başvuru öncesi kritik eksikliktir.
Dosya kapanışı
Başvuruya hazır durumuna geçmeden önce işlem kodu, belge seti, liste toplamları, yüklenim hesabı ve beyanname bağlantısı birlikte kontrol edilmelidir. KDVPlus tam istisna alt senaryolarını kod bazında ayırmayı amaçlar; hangi belgenin yeterli olduğu güncel Kanun, Tebliğ ve somut işlem kanıtlarıyla değerlendirilmelidir.
Dosyada belge eksikliği kapatılırken yalnız "tamamlandı" işareti verilmemelidir. Belgenin türü, düzenleyen kurum, tarih, geçerlilik aralığı, hangi faturaları kapsadığı ve elektronik listelerdeki hangi satırlarla ilişkilendirildiği saklanmalıdır. Bir belge birden fazla dönem veya faturayı kapsıyorsa ilişki çoktan çoğa kurulmalı; kısmi kapsamlar kullanıcı açıklamasıyla ayrılmalıdır.
Özel istisna dosyalarında en büyük risk, satış faturası ile istisna belgesinin kapsamının uyuşmamasıdır. Tutar, tarih, mal veya hizmet tanımı ve yararlanıcı bilgisi farklıysa dosya teknik olarak listelenmiş olsa bile başvuru öncesinde açık bulgu olarak kalmalıdır.