Mal ihracından doğan KDV iadesinde satış faturaları ile gümrük beyannamesi kayıtlarının tutarlı olması temel kontrollerden biridir. Eşleştirme yalnız fatura numarasına bakılarak yapılırsa tarih, alıcı, döviz ve tutar farklılıkları gözden kaçabilir.
Eşleştirmede kullanılacak temel alanlar
Sağlıklı bir mutabakat için mümkün olduğunda şu alanlar birlikte değerlendirilmelidir:
- satış faturası numarası ve tarihi,
- gümrük beyannamesi numarası ve kapanma tarihi,
- ihracatçı VKN veya TCKN bilgisi,
- yurt dışı alıcı,
- mal veya kalem bilgisi,
- döviz cinsi ve bedel,
- beyannamedeki fatura referansları,
- özel fatura veya ETGB gibi işlem türüne özgü referanslar.
Fatura numaralarında boşluk, tire, seri ayracı veya ön ek farklılıkları bulunabilir. Sistem bu biçim farklarını normalize edebilir; ancak farklı belgeleri aynı kayıt gibi birleştirecek kadar gevşek eşleştirme yapmamalıdır.
Bloklayıcı ve uyarı niteliğindeki durumlar
Satış listesinde bulunan bir mal ihracı faturasının hiçbir GÇB kaydıyla ilişkilendirilememesi, başvuru öncesinde çözülmesi gereken kritik bir tutarsızlıktır. Buna karşılık GÇB'de görünen ancak satış listesinde bulunmayan bir fatura, eksik liste veya yanlış dönem ihtimalini gösteren ayrı bir uyarıdır.
Bu iki durum aynı sonuçla kapatılmamalıdır. İlkinde satış faturasının ihracat kanıtı eksiktir. İkincisinde ise GÇB tarafında yetim kayıt bulunur ve satış listesinin kapsamı yeniden kontrol edilmelidir.
Hizmet ihracatıyla karıştırılmamalı
Hizmet ihracatında mal ihracındaki GÇB eşleştirme kuralı uygulanmaz. Hizmetin yurt dışındaki müşteri için yapılması ve hizmetten yurt dışında faydalanılması gibi şartlar farklı belge ve inceleme konusu oluşturur.
Denetlenebilir mutabakat
Eşleştirme sonucunda kullanılan alanlar, otomatik veya manuel eşleştirme bilgisi, kullanıcı onayı ve varsa açıklama saklanmalıdır. Sonradan değişen fatura ya da GÇB verisi önceki mutabakatı sessizce değiştirmemeli; yeni bir kontrol olayı üretmelidir.
KDVPlus, mutabakatı başvuru paketinden önce görünür hale getirmeyi amaçlar. Nihai belge yeterliliği ve dönem değerlendirmesi güncel GİB kılavuzları ile somut dosya üzerinden yapılmalıdır.